Hvordan lage en betalingsforespørsel
Her kan du se en video om hvordan du oppretter en betalingsforespørsel.
Før du oppretter en betaling må du gå på Økonomi og deretter Klubbkontoer. Her legger du inn hvilket kontonummer pengene skal inn på. Du kan legge til flere kontoer.
Hvis du har utfordringer med å verfisere kontoen kan du lese her eller ta kontakt med clubsupport@spond.com.
Når du har satt opp kontoen kan du gå på Betalingsforespørsler og legg til betalingsforespørsel.
Når du fyller ut informasjonen vil du kunne velge blant alle de forhåndssatte kontonummerene.
NB! Treningsavgift blir ofte sendt per sesong, mens medlemskontingent blir kun sendt én gang. Hvis du har flere sesonger i løpet av året anbefaler vi at du i januar sender ut en kontingentbetaling som skal være aktiv hele året. Og treningsavgift helt seperat - som du setter en egen sluttdato på. Da vil du ikke måtte ha oversikt over hvem som evt. har betalt kontingent neste sesong - siden de ligger i en egen kontingentbetaling.
NB! Hvis du skal sende betaling for flere produkter samtidig - for eksempel treningsavgift og kontingent kommer disse inn på samme konto.
Sluttdato har ingenting med forfallsdato å gjøre. Etter sluttdatoen vil du ikke lenger bli spurt om å legge til nye medlemmer som passer kriteriene som du har satt opp. Derfor er det lurt å sette sluttdatoen til året eller sesongens siste dag.
Rabatt Du har to ulike rabattstrukturer som du finner i nedtrekksmenyen under "rabatt".
Enten basert på prosent eller makspris. I Spond anser vi alle med samme betalingskontakt som familie. Det vil si at du kan sende ut til familiemedlemmer samtidig som til andre medlemmer - rabatten vil kun slå inn hos den som er betalingskontakt for flere.
NB! Hvis du kun har rabatt på treningsavgift eller medlemskontingent kan du ikke sende disse to ut samtidig da rabatten gjelder på alle produktene i utsendelsen. Hvis du har ulik rabatt type på de to kan de heller ikke sendes samtidig.
Hvis klubben eller organisasjonen deres er under Norges Idrettsforbund og dere har en integrasjon opp mot de vil du se "Rapportering av betaling til NIF."
Her krysser du av hvis betalingen inneholder kontingent og/eller treningsavgift.
Etter at du har fylt ut betalingsdetaljene kan du trykke på "neste", (ingenting blir sendt ut enda) vil du komme til "betalingssegmenter".
Her kan du velge å sende til "medlemstype" og / eller "grupper". Som oftest sender man treningsavgift basert på grupper og kontingent basert på medlemstype, men dette er helt opp til klubben/ organisasjonen.
NB! Når du sender basert på gruppe vil ikke gruppeadmin motta noen betalingsforespørsel.
Du kan velge alle medlemstyper eller grupper på én gang og fortsatt gi de forskjellig pris.
NB! Hvis du skal sende ut treningssavgift og medlemskontingent i samme betaling må du gå øverst til høyre og igjen. Hvis du kun bruker "legg til tileggsprodukt" vil du ikke kunne frita et medlem fra kun kontingent eller treningsavgift.
For klubber som er integrert med NIF er dette ekstra viktig da NIF har krav om at kontingent og treningsavgift er delt opp som egne produkter, ikke kun som et tileggsprodukt.
For klubber som er integrert med NIF - husk å huke av for hva som er kontingent og hva som er treningsavgift.
Etter dette kan du legge til eventuelle tilleggsprodukter. De kan du også sette som valgfrie.
Når du har satt opp betalingen kan du trykke på "opprett" - betalingen vil fortsatt ikke bli sendt ut.
I neste steg kan du velge hvilke medlemmer du ønsker å sende kravene til - basert på segmentene du har valgt i dette forrige steg. Du finner alle som er kvalifisert for denne betalingen (basert på betalingssegment) ved å trykke på "behandle" øverst på siden. Selvom du trykker "behandle" vil betalingen fortsatt ikke bli sendt ut.
Du vil da få en liste over alle mottagere. Her kan du bruke filtreringsfunksjonen for å finne frem til de som skal tilpasses, eller søke på navn.
Når du har funnet de du vil tilpasse kan du enten endre dato, endre pris eller frita. For å frita kan du ikke sette prisen i null da det er et minstekrav på 10kr ,men du fjerner der det er huket av ved produktet for å frita. Da kan du frita for kontingent, treningsavgift eller begge deler.
NB! Tilpasningene vil ikke lagres så gjør dette i samme opreasjon som selve utsendelsen.
Når du har gjort de individuelle tilpasningene kan du markere alle medlemmer og trykke på "send".
Her kan du se hvordan det ser ut for medlemmene som mottar betalingsforespørselen og hvilken oversikt du har.
For å se hvordan du oppretter en faktura eller registrere en betaling kan du trykke her.
TransaksjonsgebyrSpond har et fast transaksjonsgebyr. Du kan velge om klubben skal betale dette eller medlemmer/foresatte. Dette setter du tilknyttet klubbkonto under “klubbinnstillinger” deretter “klubbkonto”.
Du kan også velge å overstyre innstillingene på kontoen for kun én betaling når du oppretter betalingen.
