Guide til oppfølging av medlemmer i forhold til NIF

Norges Idrettsforbund (NIF) registrerer medlemmer i alle idrettsorganisasjoner i Norge. En klubb er forpliktet til å rapportere hvem som er deres medlemmer og hvilken idrettsgren (NIF-gren) de er knyttet til. Dette gir staten mulighet til å gi klubber og bransjeforeninger midler pr medlem, og dette er viktig for klubbens økonomi, men også for medlemshåndtering, lisenser og forsikringer av medlemmer under 12 år.

Aktivere NIF-integrasjon i Spond Club

Et idrettslag må bruke et NiF-integrert/NIF-verifisert medlemssystem eller bruke NIFs eget system, KlubbAdmin.

Spond Club er et av flere systemer som er integrert med NIF og følger NIFs krav til medlemssystem. For å aktivere NIF-integrasjonen i Spond Club, må klubbens styre vedta at de skal bruke Spond Club som sitt medlemssystem gi beskjed om dette i Klubb Admin. NIF behandler dette og oversender tilgangskoder til Spond slik at vi kan aktivere integrasjonen hos klubben. Les mer om hvordan selve integrasjonen fungerer.

Få orden på medlemsmassen ved aktivering

Når klubben er koblet til NIF er det viktig å gå i gang og få orden på medlemsmassen i Spond Club. Jo raskere dette kommer på plass, jo mindre problemer får man senere både i forbindelse med betalinger, duplikater osv.

Det vil kreve en innsats fra klubben å få dette i orden. For noen går det på noen timer eller en kveld, for andre kan det være snakk om dager eller uker avhengig av kvaliteten på dataene man får fra de ulike kanalene og antall medlemmer og antall medlemmer.

Dersom du har medlemmer i Spond Club fra før

Hvis klubben allerede har medlemmer i Spond Club (enten de kommer fra importerte Spond grupper, importerte Excel-lister, eller har blitt opprettet direkte i Spond Club), så må disse medlemmene assosieres med medlemsdataene som kommer fra NIF.

Dersom et medlem har nøyaktig samme navn og fødselsdato i Spond og NIF så gjøres denne koblingen automatisk. Alle andre medlemmer vil du finne i Medlemmer fra NIF. Her kan du behandle duplikater, eller godkjenne eller avvise medlemmer som kommer fra NIF. Merk at hvis du skal slå sammen duplikater så må dette gjøres FØR medlemmene godkjennes i Spond Club.

Mange klubber har veldig mange personer som er registrert som medlemmer hos NIF, men som ikke lenger er medlemmer i klubben. For å unngå at disse forkludrer medlemsdataene dine så bør du slette disse fra Medlemmer fra NIF. De vil da bli utmeldt hos NIF.

Dersom du ikke har medlemmer i Spond Club

Nye klubber vil under Medlemmer fra NIF finne alle medlemmene som ligger registrert på klubben hos NIF. Mange klubber har veldig mange personer som er registrert som medlemmer hos NIF, men som ikke lengre er medlemmer i klubben. For å unngå at disse forkludrer medlemsdataene dine så bør du slette disse fra Medlemmer fra NIF slik at de blir utmeldt hos NIF.

Når du har luket vekk de medlemmene som ikke skal være med, så kan du godkjenne de resterende. Deretter kan du berike medlemsdataene ved å enten importere Spond grupper (hvis lagene allerede bruker Spond) eller Excel lister, slik at du får en komplett medlemsliste.

Følge opp medlemmer i det daglige

For at klubben til enhver tid skal ha oversikt over sine medlemmer og for at medlemskap hos NIF skal være aktivert for alle relevante medlemmer, er det viktig at noen har ansvaret for jevnlig medlemshåndtering i klubben.

Medlemmer som ikke er innsendt, har ikke forsikring (under 12 år), de kan derfor kanskje ikke spille kamper eller delta i konkurranser og man får ikke støtte for dem.

💡 For eksempel vil ikke fotballspillere som ikke er innsendt komme opp i FIKS når man planlegger kamper. Medlemmer vil heller ikke dukke opp i SportsAdmin for behandling av lisenser.

Dette må på plass i Spond Club for at medlemmer skal sendes inn og rapporteres riktig

  1. NIF-integrasjonen må være aktivert. Dere må ha valgt dette hos NIF og vi aktiverer koder fra dem.
  2. Medlemstypen et medlem har, må være NIF-synkronisert for at de skal dukke opp under Innsending til NIF. Dette gjøres under Klubbinnstillinger -> Medlemstyper.
  3. Medlemmene må ha fullstendig navn, fødselsdato, kjønn, adresse, nasjonalitet og kontaktinformasjon. Dersom noe av dette mangler så kan du bruke funksjonen for å “Be om manglende informasjon” i Mangler informasjon-fanen under Innsending til NIF for å innhente dette fra medlemmene.
  4. Medlemmene må deretter sendes inn under Innsending til NIF. Medlemmene vil motta en verifiseringenslenke fra NIF som er kun gyldig i 24 t. Hvis de ikke verifiserer medlemsskapet innen denne tiden så må klubben sende de inn på nytt, og følge opp til medlemmene har blitt verifiserte. Les mer om feilmeldinger ifm innsending.
  5. Gruppen medlemmet er medlem av må ha riktig NIF-gren for at det skal rapporteres treningsavgift og medlemskap til særforbund. Dersom medlemmet ikke er med i en gruppe eller gruppen ikke har NIF-gren, vil det ikke rapporteres gren.
  6. Betalingsforespørsel for medlemsavgift må være aktivert ifm NIF kontingent på riktig år for medlemskontingent og eventuelt riktig periode for treningsavgift for at betalingen skal sendes inn til NIF. Dette settes opp første gang du lager betalingsforespørselen.
    Du kan sende ut betalingsforespørsler før medlemmene har verifisert medlemsskapet sitt. Innrapportering av betalingen til NIF vil da skje først etter at medlemmet har blitt verifisert.
    Dersom du endrer medlemstype etter at kontingent er sendt ut eller betalt, så vil medlemmet få det nye kravet i tillegg til det andre. Hvis det har betalt for året må du vurdere om du skal frita medlemmet for den nye kontingenten. Hvis medlemmet først har fått ett krav og så får en ny meldemstype, må det ubetalte kravet fritas slik at kun det nye gjelder.
Betalende medlemmer med verv og ansvar for administrative oppgaver, drift og vedlikehold av anlegg mm. regnes også som "aktive medlemmer". Det samme gjør medlemmer som er trenere, lagledere eller har andre regelmessige oppgaver som bidrar til gjennomføringen av trening, konkurranser eller annen ordinær aktivitet i idrettslaget.

Medlemmer som kun deltar på enkeltstående dugnader eller transporterer familiemedlemmer til og fra trening eller konkurranser, anses ikke som "aktive medlemmer".

Utmelding

Medlemmer som har betalt medlemskontigent for kalenderåret vil være tellende medlemmer hele året, selv om de meldes ut i løpet av året. Nif-gren vil bli løpende registrert hos NIF.

For å melde ut et medlem i Spond Club må medlemmet slettes. Medlemmet vil da miste all gruppetilhørighet og de vil umiddelbart motta bekreftelse fra NIF på utmeldingen. De mister da all historikk i gruppen(e) de har vært med i.

Slettede er i praksis de utmeldte og de er fortsatt en del av medlemsmassen, og kan enten gjenopprettes hvis de deltar på åpne aktiviteter eller Slettes permanent etter rapportering av foregående år eller ved anmodning om sletting fra medlemmet/foresatte.

Betalingskrav er aktive til de fritas

For et medlem som ligger under Slettede (i praksis de som er utmeldt) er alle betalingskrav aktive til de eventuelt fritas fra betalingen. De vil motta purringer til betalingsforespørsel er betalt eller medlemmet blir fritatt. De vil også motta meldinger dersom du sender meldinger fra Spond Club til alle medlemmer uten å filtrere på grupper/medlemstyper etc.

Oversikt over utmeldte

Utmeldte medlemmer blir liggende i Slettede, slik at du fortsatt skal ha oversikt over utmeldte medlemmer. Det lønner seg å beholde de her inntil man har rapportert medlemsdataene til NIF i april året etter. Det er et legitimt behandlingsgrunnlag for å beholde medlemmet i Spond club ifm innrapportering til NIF.

Når du ikke lenger har behov for denne informasjonen om utmeldte medlemmer så kan klubben slette de permanent fra denne siden. Klubben vil da ikke lenger ha anledning til å gjenopprette disse medlemmene, men må i stedet registrere de på nytt.

💡 Eksempel: Noen kan fortsette på aktiviteter i klubbens regi selv om de ikke regnes som betalende medlemmer, da gjenopprettes de og må bli gitt en ny medlemstype. Åpne krav vil da fortsatt følge medlemmet. Husk å melde ut personer ved å slette dem, de blir ikke meldt ut ved å kun bytte medlemstype.

Rapportering av foregående idrettsår

NIF kjører en årlig rapportering av medlemmer for foregående idrettsår. Samordnet rapportering åpnes 1.4 og det er frist 30.4 for å levere rapporten. Les mer om hva som er

Rapportering for 2021

For idrettsåret 2021 vil rapporteringen foregår i perioden 1.4-30.4 2022. Da vil klubben bli presentert medlemstall basert på medlemmer med betalt kontingent som klubben har rapportert inn via Spond Club (og eventuelt andre medlemssystemer, dersom dere byttet medlemssystem i 2021). Klubben vil også bli presentert aktivitetstall (NIF gren, alders-og kjønnsfordeling. Klubben får da mulighet til å endre dette dersom dere kan dokumentere avvik.

Roller i klubben vil også innrapporteres i samordnet rapportering og er ikke noe man gjør i Spond Club. Alle medlemmer er like for NIF når de blir sendt inn, og man skiller på aktive og passive medlemmer ved at de aktive har NIF-gren.

Spørsmål om rapportering skal også tas direkte med NIF eller man kan benytte deres sider om Samordnet rapportering. Les om hva som er nytt for rapporteringen 2022.

Avvik som kan påvirke klubbens rapportering

Det er stor forskjell på antall innsendte medlemmer og de som burde være sendt inn

Årsaker til at dette tallet er er lavere eller høyere enn forventet kan være at:

  • Medlemmer har en medlemstype som ikke er NIF-synkronisert
  • Medlemmer har feil medlemstype
  • Medlemmer har endret medlemstype i løpet av året
  • Klubben nettopp har blitt integrert med NIF og har meldt inn dette i annet system for 2021.

Det er stor forskjell på antall medlemmer som burde ha fått medlemskontigent og det som er registrert hos NIF

Årsaker til at dette tallet er er lavere eller høyere enn forventet kan være at:

  • Medlemmer er fritatt, de vil ikke telle hos NIF. Minimum sats er 50 kr/ pr medlem
  • Det er mange som er klare til å bli lagt til på betalingsforespørselen med medlemskontingent, men det er ikke sendt ut til dem. Så lenge de sendes ut og betales før 1. april vil de bli registrert, så det er ikke for sent å sende de ut / betale.
  • Betalingsforespørselen er ikke satt opp med NIF-rapportering, og betalingene blir dermed ikke innrapportert. Krever teknisk hjelp fra Spond.
  • Klubben har ikke sendt ut en betalingsforespørsel med medlemskontingent i Spond Club for 2021.
  • Klubben startet med Spond midt i året 2021 og en del krav ble sendt ut via et annet system.
  • Klubben har nettopp har blitt integrert med NIF og alt i 2021 ble meldt inn i annet system.

Feilkilder og feilsøking

Under medlemshåndteringen vil det oppstå situasjoner hvor man ikke får gjort ønsket handling.

Noen typiske feil:

  • Barnet er registrert med foresattes kontaktinformasjon, eller er foresatt på seg selv.
  • Det er flere enn ett etternavn i etternavnfeltet.
  • En person vil ikke bli sendt inn til NIF, man får dem ikke gjennom uten hardt arbeid.
  • Feilmeldinger leses ikke ordentlig, så man skjønner ikke hva som er feil.

Les utdypende informasjon om feilmeldinger og feilsøking


Var denne artikkelen nyttig?

Har du fortsatt spørsmål? Kontakt oss